Microsoft To-Do : Gérer les listes, tâches et rappels

Microsoft To-Do est une application gratuite disponible sur Windows 10 et Windows 11 pour gérer des listes, tâches et rappels.

L’application vous aide à planifier votre journée et à gérer votre vie.
Il vous aide à créer une liste pour tout ce qui concerne le travail, les projets à domicile ou juste votre épicerie. Vous pouvez garder une trace des délais en ajoutant des rappels, des dates d’échéance et des notes et personnalisez chaque liste avec des thèmes colorés.
Vous pouvez accéder à vos listes de n’importe où avec les applications Microsoft To-Do pour iPhone, téléphone Android, les périphériques Windows 10 et le Web.

Voici les fonctionnalités de l’application :

• Conserver une vue d’ensemble de votre journée grâce à un planificateur quotidien personnalisé avec des suggestions de tâches
• Accéder à vos listes où que vous soyez, sur n’importe quel appareil
• Partager des listes et des tâches avec vos amis, membres de la famille, collègues et camarades de classe
• Créer des listes avec des codes de couleur
• Définir des échéances et des rappels ponctuels ou récurrents
• Diviser vos tâches en étapes gérables
• Ajouter des notes à une tâche
• Joindre des fichiers d’une taille maximale de 25 Mo à n’importe quelle tâche
• Synchroniser vos tâches entre Outlook et Microsoft To Do
• Pour vos activités professionnelles, scolaires ou personnelles, To Do vous aide à vous organiser et à simplifier vos plans. To Do est gratuit et disponible sur tous vos appareils

Ce tutoriel vous guide pour utiliser Microsoft To-Do.

Microsoft To-Do : Gérer les listes, tâches et rappels

Télécharger et installer Microsoft To-Do

L’application est disponible dans Microsoft Store.
Il suffit donc de saisir la fiche et de télécharger et installer en cliquant sur Obtenir.

Vous pouvez aussi le télécharger depuis le site dédié :

Cependant, ma préférence personnelle est l’application mobile. Disponible pour Android et IOS, vous pouvez télécharger Microsoft pour faire et toujours avoir vos listes de tâches dans votre poche.

Au premier démarrage, on vous propose d’épingler l’application dans la barre des tâches.

Menus et présentation

Dans la partie de gauche, on trouve la recherche et en dessous les menus.
Tout à droite, les suggestions et les listes.

Voici les menus en détails :

• Ma journée : c’est là que les tâches que vous ajoutez à votre journée apparaîtront
• Les tâches importantes : marquées comme importantes sont énumérées ici
• Planifié : si votre tâche a une date d’échéance, elle apparaîtra ici
• Affectées à moi : Vous avez affecté toutes les tâches qui vous sont attribuées de faire ou de planifier apparaîtront ici
• Tâches : Si vous créez une tâche en dehors d’une liste, elle vivra dans la liste des tâches

Comment créer des listes et ajouter des tâches

Tout d’abord, on créé une nouvelle liste de tâche :

• Cliquez en bas à gauche sur Nouvelle Liste

• La nouvelle liste se place sous le menu de gauche, saisissez le nom

• Un clic droit permet de gérer la liste, pour la renommer, dupliquer ou la supprimer. On peut aussi effectuer des actions comme partager la liste ou l’imprimer

Puis on ajoute de nouvelle tâche à la liste :

• Cliquez sur la liste à gauche pour la sélectionner 1
• Puis cliquez en bas sur Ajouter une tâche 2

• Répétez l’opération pour saisir toutes les tâches

Cliquez sur n’importe quelle tâche pour ajouter plus de détails. Assurez-vous de cliquer sur la barre des tâches et non du cercle (qui complétera la tâche) ou l’étoile (qui marquera la tâche aussi importante).

Pour déplacer une tâche, faites-la glisser et déposez la tâche de la liste des tâches à la liste B client B.

• ⚪ : Cliquez sur le cercle en regard d’une tâche pour la marquer comme terminé. Elle se déplace dans une liste terminé
• ⭐: Marquer la tâche comme importante
• Ajouter des étapes ou des sous-tâches à une tâche. Celles-ci pourraient être des mini-tâches à remplir pour que la tâche globale soit complète. Ils pourraient aussi être des prérequis.
• Ajouter à ma journée pour voir une liste de tâches à faire aujourd’hui, vous pouvez ajouter n’importe quelle tâche à ma journée. Si la tâche n’est pas terminée ce jour-là, cela ne passera pas au lendemain. Vous devrez la déplacer manuellement.
• Rappel : Rappelez-moi que l’ajout d’un rappel incitera un rappel Outlook comme une réunion ou un rappel de rendez-vous.
• Ajouter une date d’échéance : Prévoir une date d’échéance. La tâche s’ajoute alors au menu Planifié
• Répéter : Ajouter une récurrence pour les tâches qui répètent chaque semaine, quotidiennement, mensuelle, etc.
• Attribuer : pour attribuer la tâche à quelqu’un d’autre.
• Ajouter un fichier : Joindre un fichier à votre tâche. Cela peut être un fichier enregistré localement, ou vous pouvez choisir un fichier à partir du stockage en nuage si vous l’avez configuré pour synchroniser localement.
• Ajouter une note : Ajouter des commentaires supplémentaires sur la tâche.

• : Supprimer la tâche

L’icône trois points en haut à droite donne accès à de nouvelles options pour organiser vos tâches.
Vous pouvez trier les tâches, ajouter un thème pour distinguer une liste des tâches d’une autre, afficher toutes les tâches terminées, imprimer la liste des tâches, envoyer par courrier électronique à la liste des tâches, épingler la liste des tâches dans le menu Démarrer.

Comment organiser les tâches et des listes de tâches

Microsoft To Do est assez flexible pour avoir des fonctionnements différents.
Par exemple, certaines personnes aiment ajouter toutes les tâches dus aujourd’hui à ma journée pour voir tout ce qui doit être fait avant de quitter le bureau.
Pour cela, dans le menu Ma journée, cliquez sur le + dans les tâches de suggestion pour l’ajouter dans cette section.

Les autres personnes préfèrent ajouter des tâches à des listes et à basculer entre eux.

Les listes de tâches d’autre part peuvent être organisées en groupes. Par exemple, j’ai créé un groupe appelé clients. J’ai déplacé le client A et la tâche B client B au groupe à l’aide de glisser-déposer.

Comment partager ses tâches

Les listes de tâches peuvent être partagées avec d’autres personnes, mais avec certaines limitations.
Les listes ne peuvent être partagées que dans une organisation ou entre les comptes Microsoft.

• Ouvrez la liste que vous souhaitez partager
• Dans le coin supérieur droit de la liste, cliquez sur l’icône de la personne

• Cliquez sur Créer un lien d’invitation.

• Cliquez sur Copier le lien. Le lien peut être collé dans une chaîne Microsoft Teams ou un email. La personne qui reçoit le lien devra ouvrir le lien et à partir de là, vous pouvez les accepter

• Cliquez sur Gérer les accès pour limiter l’accès à la liste ou arrêter de partager la liste entièrement

Il est aussi possible d’affecter une tâche à une personne.
Chaque utilisateur possède sa propre liste de tâches affectées dans Affectés à moi.

• Sélectionnez la tâche puis cliquez à droite sur Affecter à

• Sélectionnez une personne à affecter la liste des tâches à partir de la liste des membres

• Le nom de la personne apparaît sur la tâche

Pour l’utilisateur, la tâche s’ajoute dans la liste Affectées à moi dans le menu de gauche.