Outlook : mettre un message d’absence

La mise en place d’un répondeur automatique pour prévenir que vous êtes absent du bureau est très utile lorsque le bureau est occupé ou si vous avez la chance de partir en vacances. Vous disposerez ainsi de plus de temps pour répondre en informant les destinataires que vous n’êtes pas en mesure de répondre immédiatement à leurs courriels, mais que vous les avez reçus.

Dans ce tutoriel, je vous explique comment envoyer la réponse automatique à tous les courriels ou seulement à certains d’entre eux dans Microsoft Outlook ou dans Outlook.live.com.

Comment mettre un message d’absence sur Microsoft Outlook

La première étape consiste à créer le mail brouillon qui sera envoyé à tous vos contacts.

• Créez un nouveau message
• Puis saisissez l’Objet et le cors du message

• Cliquez sur le menu Fichier > Enregistrer-sous
• Puis naviguez dans le dossier C:\Utilisateurs > votre utilisateur > AppData > Roaming > Microsoft > Templates
• En bas dans Type, sélectionnez Modèles Outlook (*.odt)
• Enfin saisissez le nom du fichier et cliquez sur Enregistrer

Maintenant que cela est en place, vous devez créer la règle de messagerie qui effectuera les réponses automatiques.

• Allez dans le menu Fichier > Informations
• Cliquez sur Règles et Alertes

• Sélectionnez “Appliquer la règle aux messages que je reçois“
• Cliquez sur Suivant

• Laissez vide cette condition pour appliquer la règle à tous les messages reçus

• Sélectionnez “répondre en utilisant un modèle spécifique“
• Puis cliquez sur “modèle spécifique“

• Dans Regarder dans, sélectionnez “Modèles dans le fichier système“
• Puis dans la liste, sélectionnez le modèle créé précédemment
• Cliquez sur Ouvrir

• Votre modèle s’affiche dans l’étape 2

• Un récapitulatif de la règle de message d’absence s’affiche, cliquez sur Terminer

Comme vous l’avez compris, on créé une règle qui va répondre automatiquement en envoyant un mail créé en brouillant.
Vous pouvez très bien créer plusieurs modèles avec des mails personnalisés (par exemple pour vos clients et collègues) puis créer une règle de messages avec des critères différents, par exemple sur l’adresse de l’émetteur.

Comment mettre un message d’absence sur Outlook.live.com

Le service Outlook en ligne permet aussi de configurer un message d’absence.
Ici cela se fait au niveau du serveur, de ce fait, vous n’avez pas besoin qu’Oulook.live.com soit ouvert sur un navigateur internet pour que la réponse automatique fonctionne.

• Connectez-vous et cliquez sur l’icône Paramètres en haut à droite de la page. Cliquez ensuite sur Réponses automatiques.

• Dans la case Réponses automatiques, sélectionnez Envoyer des réponses automatiques. Si vous le souhaitez, définissez une plage de dates pour vos réponses automatiques. Les réponses automatiques seront désactivées à la date et à l’heure que vous indiquerez pour l’heure de fin. Sinon, vous devrez désactiver les réponses automatiques manuellement.
• Saisissez la réponse que vous souhaitez envoyer aux personnes qui vous envoient des courriels pendant votre absence, puis cliquez sur OK en haut de la page pour enregistrer vos paramètres.